Kerstmarkt voor bedrijven organiseren: 8 tips

Advertentie – Het is met recht een trend te noemen op het gebied van kerstpakketten: de kerstmarkt voor collega’s op het werk. Een sfeervol en gezellig alternatief voor het traditionele kerstpakket. Hoe organiseer je als bedrijf een succesvolle kerstmarkt voor medewerkers? Wat komt er allemaal bij kijken? Tijd om kerstpakket-expert Luke Coolen weer eens aan de mouw van zijn kersttrui te trekken. Hieronder deelt hij zijn ervaringen en beste tips rondom een kerstmarkt voor bedrijven.

Kerstmarkt voor bedrijven: wat is het precies?

Een kerstmarkt voor collega’s op het werk is ontzettend leuk! Mocht je het concept nog niet kennen, het werkt als volgt. Alle medewerkers krijgen een aantal muntjes en een grote tas. Vervolgens kunnen ze op hun gemak langs de gezellig aangeklede kraampjes struinen en hun eindejaarscadeau(s) uitkiezen, in ruil voor de munten. Zo’n kerstmarkt kan op het bedrijf plaatsvinden, bijvoorbeeld in de aula, bedrijfskantine of in een fabriekshal. Maar als er geen geschikte ruimte is, kan het ook heel goed op een toffe externe locatie in de buurt.

Elk chalet een eigen thema

Luke en zijn team organiseren ieder jaar diverse kerstmarkten voor bedrijven in Nederland en België. Ze weten dus precies wat er bij komt kijken. Luke: “De gekozen ruimte turnen wij in een dag tijd helemaal om naar een fysieke kerstmarkt zoals je die kent uit Duitsland.” Er komen een tiental chalets te staan, van die knusse kerstmarkthuisjes. Ieder huisje heeft een eigen thema. “Zo vind je in het huisje met thema koken bijvoorbeeld allerlei cadeaus die mensen in de keuken kunnen gebruiken. Denk aan een messenset, pannen of fondueset,” vertelt Luke. “Een ander thema is bijvoorbeeld persoonlijke verzorging, in dat huisje vind je heerlijke Rituals producten, geurkaarsen en andere wellness-artikelen.”

Wat maakt een kerstmarkt op het werk zo leuk?

Waarom zou je een kerstmarkt organiseren als bedrijf? Wat maakt het specialer dan het uitdelen van traditionele kerstpakketten? “Het heeft allebei natuurlijk voor- en nadelen,” vindt Luke. “Met een kerstmarkt geef je collega’s de kans om zelf fysiek hun eigen cadeautjes uit te zoeken. Er is voor ieder wat wils, dus je geeft keuzevrijheid. Anderzijds creëer je als werkgever een stukje beleving voor je medewerkers. Het is een gezellig samenzijn, mensen kunnen met het hele team lekker shoppen op de markt en gezellig afsluiten met een drankje. Het zorgt voor extra kerstgevoel!”

8 tips voor een succesvolle kerstmarkt op het werk

Wellicht overweeg je wel om zo’n kerstmarkt te organiseren voor collega’s. Of je wil het idee opperen aan je baas. Dan kun je vast nog wat extra informatie gebruiken! Waar moet je allemaal op letten als je een kerstmarkt voor bedrijven op wil zetten? Hieronder vind je de belangrijkste tips van Luke.

1. Geschikte locatie & tijdslots

Het organiseren van een kerstmarkt op het werk begint natuurlijk met het selecteren van een geschikte locatie. Die is het liefst overdekt, want in december zijn de weersomstandigheden niet altijd ideaal. “Sommige bedrijven hebben een hele mooie locatie,” vertelt Luke. “Zo hebben we eens een kerstmarkt georganiseerd in een oude fabriekshal. Dat was echt ontzettend sfeervol. Maar ook van een kantine kun je een gezellige kerstmarkt maken.” Als de locatie te klein is om alle medewerkers in één keer te ontvangen, kun je het beste werken met tijdslots, tipt Luke. “Mensen kunnen dan vooraf aangeven wanneer ze willen langskomen, zo kun je de drukte spreiden.”

2. Zorg voor een gezellige aankleding

Dankzij de chalets zet je al meteen een kerstmarkt-sfeer neer. Maar met aankleding maak je het echt helemaal af. “Afhankelijk van het budget, kleden wij de locatie helemaal aan met kerstbomen, guirlandes en kerstlichtjes,” vertelt Luke. “We zetten overal houten ski’s neer en kleden leuke winterse hoekjes aan. En het kan natuurlijk nog uitgebreider. Denk aan een grote kerstmanpop, een fotohoekje met een slee en overal ingepakte kerstcadeaus. Ook een photobooth met fotoprops is mogelijk, zodat je in januari nog een leuke herinnering van de kerstmarkt hebt.”

3. Muziek & entertainment

Kerstmuziek is echt essentieel voor een kerstmarkt op het werk. “Dat kan natuurlijk gewoon via de muziekinstallatie, als die aanwezig is,” zegt Luke. “Sommige bedrijven gaan nog een stapje verder en huren een live bandje in of een dj. Of zelfs een kerstman die wat liedjes komt zingen. Dat voegt écht wat toe, is onze ervaring. Er zijn ook bedrijven die aansluitend aan de kerstmarkt een feestavond organiseren. Zo maak je er echt een kerstevenement van.”

4. Iets lekkers te eten & drinken

Het is geen kerstmarkt zonder wat lekkers te eten en drinken, vindt Luke: “Zorg ervoor dat mensen bijvoorbeeld een kop lekkere warme chocolademelk met slagroom kunnen drinken, of een warme glühwein. Laat ook iemand rondgaan met hapjes of zet (buiten) een foodtruck neer waar mensen iets lekkers kunnen uitkiezen.”

5. Doneren aan goede doelen

Niet iedereen heeft de behoefte aan nieuwe spullen. Daarnaast past geven en delen natuurlijk heel goed bij de kerstgedachte. Daarom adviseert Luke om altijd een Goede Doelen-kraam in te richten op de kerstmarkt. “Medewerkers kunnen hun (overgebleven) muntjes dan doneren aan een goed doel dat door de organisatie zelf wordt uitgekozen,” legt hij uit. “Aan het eind van de markt wordt het opgehaalde bedrag overgemaakt aan het goede doel.”

6. Lokale producten

Het is extra leuk als je lokale leveranciers betrekt bij de kerstmarkt voor je bedrijf. Lekkernijen uit de regio bijvoorbeeld. Maar Luke heeft daarbij wel een belangrijke tip. “Als je lokaal geproduceerde artikelen wil neerzetten op de kerstmarkt, zorg er dan wel voor dat de leverancier voldoende voorraad heeft,” adviseert hij. “Je wil echt voorkomen dat bepaalde producten halverwege de dag al op zijn. Wij gaan daarom altijd bewust op zoek naar lokale partijen die de vraag aan kunnen. “

7. Kerstpakket nasturen

Niet iedereen kan aanwezig zijn op de kerstmarkt. Sommige mensen zijn ziek, met vakantie of kunnen vanwege werkverplichtingen niet aanwezig zijn. “Zorg dat je voor deze groep mensen een leuk kerstpakket samenstelt,” tipt Luke. “Omdat wij alle bezoekers scannen bij binnenkomst, weten we precies wat het opkomstpercentage is en wie er niet is geweest. Deze mensen sturen we een kerstpakket na. Zo blijft niemand met lege handen achter!”

8. Het is veel werk!

Tot slot: is het eigenlijk een beetje te doen om zo’n kerstmarkt als bedrijf zelf te organiseren? “Dat kan zeker,” knikt Luke. “Maar het is best wat werk, vergis je daar niet in. We merken dat bedrijven het vaak één jaar zelf proberen en de organisatie het jaar daarna toch liever uit handen geven. De opbouw van zo’n kerstmarkt is ook echt een vak apart. Ons team bouwt de kerstmarkt en alle chalets in een dag op, en haalt alles dezelfde dag weer weg.”

Daarnaast heb je best wat personeel nodig om de kerstmarkt te runnen. “Er staat iemand bij de entree om bezoekers te scannen en tasjes + muntjes uit te delen,” licht Luke toe. “Elk chalet is bemand en dan heb je vaak ook nog mensen nodig die de horeca verzorgen.” Mocht je een partij willen inschakelen om de organisatie van de kerstmarkt voor je te regelen, wacht dan niet te lang. “Wees op tijd,” waarschuwt Luke. “Alle kerstmarkten vinden natuurlijk in een korte periode plaats, tussen Sinterklaas en Kerst. Wij kunnen er maximaal 3 per dag aan met ons team. Als de planning vol is, is ie ook echt vol!”